Zeven jaar bewaarplicht, zeven dagen om je administratie op te halen

De Belastingdienst wil dat je je administratie zeven jaar bewaart. Van de 181 softwareleveranciers in onze dataset hebben wij bij 19 in de voorwaarden vastgesteld wat er na je opzegging met je gegevens gebeurt. De termijnen lopen uiteen van nul dagen tot zeven jaar. Precies een van de negentien houdt je administratie standaard zeven jaar voor je bewaar. Bij een ander is opzeggen letterlijk hetzelfde als je gegevens weggooien.

Iedereen die software vergelijkt kijkt naar de prijs, en een enkeling kijkt naar de opzegtermijn. Bijna niemand kijkt naar het artikel dat regelt wat er met je gegevens gebeurt nadat je weg bent. Dat is vreemd, want die bepaling gaat over het enige in het pakket dat van jou is.

Voor een Nederlandse ondernemer is het bovendien geen abstracte vraag. De Belastingdienst zet het in een tabel: basisgegevens moeten “7 jaar” bewaard blijven, gegevens over onroerende zaken tien jaar, en andere gegevens eveneens zeven jaar “of korter als u hierover met ons afspraken maakt”. Dat is jouw plicht, niet die van je leverancier. Maar als de gegevens in zijn systeem staan en hij ze na een week wist, kun je er niet meer aan voldoen.

Zeven dagen om je rapportages te downloaden

CashController maakt managementrapportages en forecasts. Artikel 14 van de algemene voorwaarden heet “Exit en data” en telt drie regels. Artikel 14.1: “Na beëindiging van de overeenkomst vervalt de toegang tot de Dienst.” Artikel 14.2: “Opdrachtgever heeft gedurende maximaal zeven (7) dagen de mogelijkheid om rapportages te downloaden.” Artikel 14.3: “Daarna is Leverancier gerechtigd alle gegevens definitief te verwijderen.”

Zeven dagen. Wie op de laatste dag van de maand opzegt en pas twee weken later aan de export denkt, is te laat. Het artikel staat er netjes in, met een kop erboven, en dat is meer dan de meeste leveranciers doen. Het is alleen een week.

App4Sales, de mobiele orderapp die onder Orisha Commerce valt, geeft tien dagen, en die tien dagen zijn bovendien geen exporttermijn maar een aanvraagtermijn. Artikel 13.5 sub c: “Optimizers may destroy or otherwise dispose of any of the Customer Data in its possession unless Optimizers receives, no later than 10 days after the effective date of the termination of the applicable Optimizers Agreement, a written request for the delivery to the Customer of the then most recent back-up of the Customer Data.” Je moet er dus binnen tien dagen schriftelijk om vragen. Daarna levert Optimizers de back-up binnen dertig dagen, mits alle openstaande facturen betaald zijn.

Bij Espos, dat onder de naam VoordeligeKassa kassasoftware verkoopt, staat er helemaal geen termijn. Artikel 5.11: “Bij beëindiging of opzegging van het softwareabonnement wordt de toegang tot de software en de bijbehorende gegevens per de beëindigingsdatum geblokkeerd.” Dezelfde bepaling voegt eraan toe dat Espos “niet verplicht” is om data langer dan die datum beschikbaar te houden. De prijspagina van VoordeligeKassa zegt dat het abonnement maandelijks opzegbaar is.

Opzeggen is hier hetzelfde als weggooien

Het scherpste geval uit deze ronde is EasyKas, een kasboek-app voor horeca, kappers en winkels van twaalf euro per maand. Op de eigen helppagina “Hoe meld ik mij af voor EasyKas?” staat het opzegproces in vier stappen, en stap een is niet een opzegknop. “Dat doe je door je account permanent te verwijderen door de volgende stappen te volgen”, schrijft EasyKas, waarna je via Instellingen en Profiel bij “Account permanent verwijderen” uitkomt.

Dezelfde pagina waarschuwt er zelf voor, in hoofdletters: “alle gegevens inclusief de ingevoerde kasstaten, gescande bonnen, overzichten etc. kunnen dan niet meer terug gehaald worden.”

Dat is dus een boekhoudproduct waarbij de enige beschreven manier om te stoppen erop neerkomt dat je de administratie vernietigt die je zeven jaar moet bewaren. Er is geen exportstap tussen, en de algemene voorwaarden noemen er ook geen. Wij hebben geen aanwijzing dat EasyKas dit bewust zo heeft ingericht; het ziet er eerder uit als een app waarin het opzeggen nooit als een aparte handeling is gebouwd. Het gevolg voor de ondernemer is hetzelfde.

Nog een detail van dezelfde pagina: EasyKas schrijft er “maandelijks opzegbaar met een maand opzegtermijn”. De algemene voorwaarden zeggen iets anders, namelijk: “U kunt steeds opzeggen tegen het eind van de betaald-abonnement periode van een maand.”. Dat scheelt een volle maand, en het is de helppagina die het strengst is.

De uitzondering die laat zien dat het wel kan

Jortt is de enige leverancier in onze dataset die de bewaarplicht expliciet overneemt. Artikel 3.7 van de voorwaarden: “Na het einde van de Overeenkomst bewaren we je gegevens nog gedurende de wettelijke bewaartermijn voor administraties, op dit moment 7 jaar, zodat je ook na het einde van de Overeenkomst nog bij je eigen administratie kunt, bijvoorbeeld bij een controle van de Belastingdienst.”

Met een addertje dat het waard is om te kennen, want het staat in de volgende alinea: “Verwijder je zelf je Account, dan verwijderen we je data direct.” Opzeggen en je account verwijderen zijn bij Jortt dus twee verschillende handelingen met twee heel verschillende uitkomsten, en het verschil is zeven jaar.

SALAR Software doet iets vergelijkbaars, maar tegen betaling. De reguliere toegang tot SalarFusion eindigt bij opzegging per 31 december. Daarna is er een “Bewaarlicentie: de aanvullende licentie voor SALAR Payroll Engine waarmee de bij SALAR Software aanwezige historische berekeningsdata na beëindiging van de reguliere Licentie gedurende de overeengekomen bewaartermijn, met een maximum van zeven (7) jaar, wordt bewaard.” Die licentie geeft geen recht op nieuwe salarisberekeningen, herberekeningen of correcties: je kunt kijken, niet werken. De bepaling is tussen 10 en 21 september 2026 op precies dat punt aangescherpt. Je kunt er dus bij, en je betaalt ervoor.

Vimexx bewaart zeven jaar, maar leest de bepaling anders. De verwerkersovereenkomst zegt dat de klant “30 dagen de tijd” heeft om zijn persoonsgegevens op te vragen, en vervolgens: “De Verwerker zal al die persoonsgegevens bewaren zoals volgt uit de fiscale bewaarplicht. Deze wettelijke verplichting houdt in dat bron-, afgeleide- en vaste gegevens minimaal 7 jaar moeten worden bewaard. Persoonsgegevens die niet onder deze kwalificatie vallen zullen na 30 dagen van de servers en systemen van de Verwerker worden verwijderd.” Dat zijn zeven jaar voor de bewaarplicht van Vimexx zelf, niet zeven jaar toegang voor jou. Voor jou zijn het dertig dagen.

Wat de negentien samen laten zien

Zet ze op een rij en er blijkt geen standaard te bestaan. Nul dagen bij EasyKas en bij Espos. Zeven dagen bij CashController. Tien bij App4Sales. Dertig bij SuperOffice en bij Vimexx. Negentig bij TriFact365 en bij L1NDA. Drie maanden bij Reeleezee, bij Exact Online Salaris en bij PerfectView. Zes maanden bij Informer, en bij Twinfield alleen als je failliet gaat. Honderdtachtig dagen bij Pipedrive. Een jaar bij AFAS, bij Garagemanager en bij DEDDO. Zeven jaar bij Jortt, en bij SALAR tegen betaling.

Twee bepalingen daaruit verdienen een aparte vermelding. PerfectView levert je gegevens terug in CSV, JSON of XML, maar rekent tweehonderd euro exclusief btw per verzending. En DEDDO belooft eerst een data-export en zegt daarna: “overgaan tot het vernietigen van alle omgevingen en data van Klant in de Software. De doorlooptijd hiervoor bedraagt een jaar.” Dat is de enige leverancier in de dataset die een doorlooptijd voor het vernietigen noemt in plaats van een bewaartermijn.

De praktische les is kort. De export hoort vóór je opzegdatum, niet erna. Bij vijf van de negentien heb je na de beëindiging tien dagen of minder, en bij twee heb je niets. Zet de export in dezelfde agenda-afspraak als de opzegging zelf, en controleer in het exportbestand of de bonnen en bijlagen er ook echt in zitten en niet alleen de boekingsregels.

Hoe wij dit hebben vastgesteld

Wij lezen de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomsten van Nederlandse B2B-softwareleveranciers regel voor regel en leggen per leverancier vast wat er staat, met het artikelnummer, een letterlijk citaat, de bron-URL en de datum waarop wij keken. Dit veld heet data_retention_after_exit en staat nu bij 19 van de 181 leveranciers vast. Bij de andere 162 hebben wij het document nog niet gelezen of regelt het de bewaartermijn niet; dat is geen bevinding en daarom staan zij hier niet tussen.

Alle bronnen in dit artikel zijn op 21 september 2026 opnieuw opgehaald en alle citaten zijn woordelijk in die documenten teruggevonden. De hele dataset staat open op open data. Wij verkopen niets aan de leveranciers die wij onderzoeken, en op deze pagina staan geen affiliate-links.

Wil je weten wanneer jouw contract zichzelf verlengt, dan rekent de contractradar de datum uit. Welke leveranciers stilzwijgend verlengen en met welke opzegtermijn, staat in het register stilzwijgende verlenging.

Dit is onderzoek en geen juridisch of fiscaal advies. Wij leggen vast wat er in de documenten staat, met de bron erbij, zodat je het zelf kunt nakijken.